L’entretien d’embauche est une étape déterminante dans le processus de recrutement et permet d’évaluer les compétences, la motivation et l’adéquation du candidat au poste proposé. Voici 20 règles à suivre pour bien mener un entretien d’embauche.
La préparation de l’entretien
1. définir clairement le besoin en ressources humaines
Pour bien mener un entretien d’embauche, il faut d’abord cerner avec précision le besoin en personnel, ce qui suppose la définition du périmètre des missions et des responsabilités associées au poste offert.
2. préparer un dossier complet sur le candidat
Avant l’entrevue, rassemblez toutes les informations disponibles concernant le candidat (CV, lettre de motivation, attestations, recommandations, etc.). Ceci vous permettra de gagner du temps lors de l’échange et de centrer vos questions sur les aspects essentiels.
3. établir les critères d’évaluation et les objectifs de l’entretien
Déterminez à l’avance les compétences, aptitudes et qualités recherchées chez le futur collaborateur. Ces éléments constituent vos critères d’évaluation, qui doivent être établis en fonction des spécificités du poste.
4. structurer l’entretien
Planifiez les différentes phases de la conversation (salutation, présentation du recruteur et/ou de l’entreprise, étude du parcours professionnel du candidat, etc.) pour gérer efficacement le temps dont vous disposez et réduire les risques d’improvisation.
L’accueil du candidat
5. instaurez une ambiance cordiale et apaisée
Accueillez le candidat avec courtoisie et sourire, tout en lui offrant un siège confortable. Un bon échange requiert un environnement qui favorise la détente, basé sur l’écoute mutuelle et le respect des propos de chacun.
6. veiller à ce que le cadre matériel soit approprié
Vérifiez que vous disposez de tous les éléments nécessaires pour conduire sereinement votre entretien : une table pour poser vos documents, plusieurs chaises, de quoi prendre des notes, un ordinateur si besoin, etc.
Le déroulement de l’entretien
7. gérer le temps imparti à l’entretien
La durée d’un entretien varie selon les postes, il est recommandé de prévoir entre 30 et 60 minutes pour les positions professionnelles et jusqu’à deux heures pour les postes de direction. Cette maîtrise du temps vous permettra de traiter toutes les questions essentielles et d’équilibrer les échanges entre les différentes parties.
8. poser des questions ouvertes
Les entretiens sont souvent basés sur la technique de l’entretien non directif, qui consiste à poser des questions ouvertes pour que le candidat s’exprime librement. Ainsi, vous pourrez mieux évaluer ses compétences techniques et relationnelles.
9. faire preuve d’écoute active
Lorsque le candidat prend la parole, écoutez-le attentivement sans chercher à interrompre ou à réagir à chaud. Accordez-vous quelques instants pour réfléchir aux réponses fournies avant de prendre position ou d’intervenir dans la conversation.
10. relancer et rebondir sur les propos du candidat
N’hésitez pas à solliciter des précisions, à revenir sur certains points évoqués par votre interlocuteur si cela vous semble nécessaire. Il est essentiel de bien explorer le parcours professionnel et personnel de chaque personne auditionnée, en conservant un esprit critique et analytique.
La phase d’évaluation et d’aide à la décision
11. analyser les résultats de l’entretien
Prenez le temps de confronter vos impressions avec les objectifs fixés en amont de l’entrevue et les critères d’évaluation déterminés. Appuyez-vous également sur le contenu des échanges ayant eu lieu durant l’entretien pour affiner votre jugement.
12. dresser le bilan des secteurs forts et faibles du candidat
Érigez une liste des compétences, aptitudes et qualités démontrées par le candidat durant l’entretien, ainsi que les aspects où il semble moins performant. Cette démarche permet de relativiser vos impressions et d’obtenir un tableau plus équilibré des forces et faiblesses du candidat.
13. consulter les autres membres du comité de sélection
Si vous travaillez en équipe, échangez avec vos collègues sur leurs ressentis respectifs et leurs analyses concernant chaque candidat. Leurs avis permettent d’élargir votre champ de vision et de confronter votre point de vue avec celui de professionnels aux sensibilités différentes.
La phase de clôture de l’entretien
14. en fin d’échange, remercier le candidat pour sa participation
Dans un souci de politesse, n’oubliez pas de saluer votre interlocuteur avant qu’il ne quitte la pièce et de lui exprimer votre reconnaissance pour sa présence et son implication dans l’entrevue.
15. informer le candidat des étapes à venir
À la fin de l’entretien, indiquez-lui comment va se poursuivre le processus de recrutement (réponse par mail ou téléphone, second entretien, etc.), les délais prévus et eventuellement les coordonnées du responsable du recrutement.
Après l’entretien
16. rédiger un compte-rendu exhaustif et détaillé
Notez scrupuleusement toutes les informations obtenues lors de l’entretien, y compris vos impressions personnelles. Ce document permettra de conserver une trace écrite des échanges et facilitera la prise de décision relative à l’embauche du candidat.
17. consigner le résultat de l’entretien dans un fichier individuel
Inscrivez les éléments-clés retenus durant l’entretien dans un dossier spécifique au candidat, où figureront également les pièces du dossier ainsi que votre appréciation globale sur ses performances et son adéquation au poste offert.
18. communiquer les résultats de l’évaluation à tous les acteurs concernés
Adressez une copie du compte-rendu aux responsables du recrutement ou aux membres du comité de sélection. Cette transmission d’informations permet de garantir la transparence et l’équité du processus de recrutement.
19. informer le candidat du résultat de l’entretien
Dans les meilleurs délais, faites part au candidat de votre décision. Si vous choisissez de ne pas donner suite, il est utile de lui préciser les raisons afin qu’il puisse tirer parti de cette expérience pour améliorer sa recherche d’emploi.
20. assurer un suivi administratif rigoureux
Veillez à conserver l’ensemble des documents relatifs à l’entretien et aux différentes démarches de recrutement, outils indispensables pour dresser un bilan global et mesurer l’efficacité de votre politique d’embauche.
En suivant ces 20 règles pour mener un entretien d’embauche, vous serez à même d’évaluer les candidats avec rigueur et pertinence, tout en respectant les principes fondamentaux de transparence et d’éthique professionnelle.
